O que são os arquivos fiscais?
São alguns arquivos que comprovam os registros originais e edições realizadas nos pontos dos colaboradores. Relógios ponto (REP-C) emitem um comprovante de papel após cada registro de ponto, no caso dos softwares (REP-C), esse recibo é digital.
Esses documentos podem ser solicitados por órgãos responsáveis em fiscalizações ou durante processos trabalhistas.
Alterações nos arquivos fiscais:
A MTP 671, publicada em 08 de novembro de 2021 pelo Diário Oficial da União, é uma nova norma feita para atualizar e modernizar as matérias referentes à Carteira de Trabalho e Previdência Social e ao Controle de Ponto Eletrônico.
Entre as atualizações, a CTPS (Carteira de Trabalho e Previdência Social) passa a ter como identificação única do trabalhador o número de inscrição no CPF (Cadastro de Pessoas Físicas) e a cria o arquivo AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada), que gera os registros de ponto do colaborador após tratativas (ajustes, abonos, e etc). Ele substitui o AFDT e ACJEF.
Com isso, o arquivo fiscal AFD (Arquivo Fonte de Dados) e alguns fluxos relacionados a ele no Sistema Pontomais foram alterados.
Como importar o AFD?
Passo 1: obtenha o arquivo AFD direto do relógio. Para isso, insira um pen drive na entrada USB ao lado do equipamento. Em seguida, aparecerão as mensagens “Mapeando pen drive” e “Gerando AFD”. Remova o pen drive, no dispositivo estará o arquivo AFD do relógio no formato txt.
Passo 2: no menu vertical ao lado esquerdo, selecione a opção “Configurações” e na área de “Integrações”, clique em “Arquivos fiscais”.
O sistema identifica automaticamente se o arquivo está no formato novo (MPT 671) ou antigo (Portaria 373) e aceita ambos, desde que sejam AFDs válidos e no formato txt.
Passo 3: inclua o período a que a importação se refere e selecione o arquivo extraído no passo 1. Em seguida, clique no botão “Processar”.
Passo 4: após o processar o AFD, o Sistema Pontomais identifica a partir de qual dos relógios ponto cadastrados em sua base o arquivo foi extraído. Se o equipamento ainda não foi cadastrado, você receberá uma mensagem de alerta e instruções para seguir com essa ação clicando em “Cadastrar um novo relógio ponto”.
Passo 5: com o relógio identificado, você verá os colaboradores identificados no arquivo e se quiser, pode fazer a busca por nome do colaborador, CPF ou PIS para encontrá-los, assim como visualizar os detalhes dos registros que serão importados. Após conferir as informações necessárias é só clicar em “Importar”.
Importante: se o sistema não encontrar um colaborador cadastrado na Unidade de negócio em que o relógio está vinculado, você verá a seguinte mensagem:
Passo 6: a próxima tela é o menu “Consulta de processos”, em que você pode conferir o andamento dessa ação enquanto realiza outras atividades no Sistema Pontomais. Quando a importação for finalizada, os pontos serão associados aos seus respectivos colaboradores.
Como exportar o AFD?
Passo 1: no menu vertical ao lado esquerdo, selecione a opção “Configurações” e na área de “Integrações”, clique em “Arquivos fiscais”.
Passo 2: no topo da tela, selecione a opção “Exportar AFD – Pontomais”.
Passo 3: preencha o modelo do arquivo, esse documento só pode ser gerado no formato antigo (portaria 373 e 1510) até 10/11/2022 e no formato novo (MPT 671) a partir de 11/11/2022.
Passo 4: inclua as demais informações, como Unidade de negócio (qual é a empresa), período (intervalo de tempo que o arquivo deve trazer os pontos) e o horário local (os pontos serão gerados de acordo com o fuso horário de onde foram registrados).
Passo 5: clique em “Gerar AFD” no canto inferior direito.
Como exportar o AEJ?
Passo 1: no menu vertical ao lado esquerdo, selecione a opção “Configurações” e na área de “Integrações”, clique em “Arquivos fiscais”.
Passo 2: no topo da tela, selecione a opção “Exportar AEJ”.
Passo 3: selecione uma Unidade de negócio (empresa) ou mais e o período (intervalo de tempo que o arquivo deve trazer os pontos).
Passo 4: clique em “Visualizar”.
Passo 5: depois de gerar os arquivos, você pode selecionar novamente quais Unidades de negócio deseja fazer extrair e, para baixar o arquivo é só clicar em “Download”.
Importante: o AEJ pode ser gerado a partir do dia 11/11/2022, data em que o Sistema Pontomais passa a gerar os registros de ponto de acordo com a Portaria MPT 671. Esse arquivo só traz informações dos colaboradores CLT.
Tem dúvidas e é gestor ou administrador do sistema? Estamos à disposição pelos chat na área logada, de segunda a sexta, das 09h às 18h.